Überweisungen

Unter Zahlungserfassung finden Sie in konfipay eine Reihe an verschiedenen Überweisungsarten. Das Formular und die Funktionsweise der Ansicht sind für alle Überweisungsarten identisch. Ein Sonderfall ist die Auslandsüberweisung, die weiter unten auf dieser Seite genauer beschrieben wird.

Liste der Überweisungsarten

Wählen Sie den gewünschte Typ und die Zahlungsart über die entsprechenden Reiter oben auf der Seite aus. Die Zahlen weisen darauf hin, wie viele gespeicherte Überweisungen der entsprechenden Art bereits gespeichert sind.

Die verfügbaren Überweisungstypen unterscheiden sich wie folgt:

Des Weiteren können Sie für alle Überweisungstypen (außer Auslandsüberweisung) folgende Zahlungsarten auswählen:

Ausfüllen der Überweisung

Beginnen Sie mit der Auswahl des Auftraggebers der Überweisung aus der Dropdown-Liste. Der Auftraggeber ist das Bankkonto, von dem die Zahlung gesendet werden soll. Falls eines Ihrer Bankkonten in dieser Liste nicht angezeigt wird, heißt das, dass das Konto den jeweiligen Überweisungstyp nicht unterstützt.

Wählen Sie den Zahlungsempfänger aus der Dropdown-Liste der existierenden Zahlungspartner aus. Die Kontodaten des Empfängers (IBAN und BIC) werden anschließend rechts neben der Auswahl angezeigt – wie beim Auftraggeber – und sind im Formular schreibgeschützt. So wird verhindert, dass die Bankverbindung eines Zahlungspartners bei der Auswahl versehentlich überschrieben wird.

Wenn der Empfänger noch nicht als Zahlungspartner angelegt ist, klicken Sie auf das „Plus"-Symbol neben Zahlungsempfänger, um einen neuen Zahlungspartner anzulegen. Möchten Sie IBAN oder BIC eines bestehenden Zahlungspartners ändern, wählen Sie diesen aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie danach auf das Stift-Symbol, um diesen zu bearbeiten.

Wenn Sie eine reguläre, einfache Zahlung tätigen möchten, wählen Sie unten bei “Speichern als” im Dropdown-Menü die Option Einmalige Zahlung. Zu Vorlagen und wiederkehrenden Zahlungen finden Sie weiter unten im Artikel mehr Informationen.

Saldenprognose

Wenn Sie das Auftraggeberkonto gewählt und den Betrag eingegeben haben, sehen Sie automatisch eine Prognose des Konten-Saldos, der die eben ausgefüllte Zahlung mit einbezieht.

Die Prognose berücksichtigt dabei vier Faktoren: den aktuellen Saldo des ausgewählten Bankkontos, bereits im System vorliegende weitere Transaktionen, die aktuelle Transaktion selbst sowie deren Ausführungsdatum. Aus diesen Werten ermittelt konfipay den voraussichtlichen Saldo zum Ausführungsdatum und schlüsselt diesen nachvollziehbar auf (aktueller Saldo, künftige Eingänge, künftige Ausgänge, aktuelle Zahlung und prognostizierter Saldo). Liegen Zahlungen oder Kontostände in unterschiedlichen Währungen vor, rechnet konfipay diese – soweit möglich – automatisch um. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Prognose auf Basis von sichtbaren Daten handelt – der echte Kontostand kann abweichen.

Zahlung aus QR-Code erstellen

Sie können eine Überweisung/Lastschrift aus einem QR-Code erstellen und direkt eine Zahlungsdatei generieren, um Zeit zu sparen und Tippfehler bei der Erfassung zu vermeiden. Dazu können Sie entweder die Kamera Ihres Endgeräts nutzen oder ein Bild von Ihrem Computer importieren. konfipay unterstützt dabei sowohl den EPC-QR-Code (GiroCode) als auch den Swiss QR-Code.

Klicken Sie dazu im rechten oberen Eck des Überweisungs-/Lastschriftformulars auf das runde Symbol mit dem QR-Code und dann erneut auf das Symbol mit dem QR-Code.

Starten Sie Ihre Kamera, indem Sie auf Kamera starten klicken oder wählen Sie den Reiter Datei hochladen, wenn Sie eine Bilddatei oder PDF der Rechnung hochladen möchten. Klicken Sie dann auf Dateien auswählen, um die entsprechende PDF-Datei auf Ihrem Computer auszuwählen oder ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop in das Fenster.

Bei erfolgtem Scan öffnet sich dann zunächst die Maske zur Bearbeitung des Zahlungspartners, mit dem die Transaktion durchgeführt werden soll. Wenn Sie die gezeigten Informationen speichern, sehen Sie dann das Überweisungsformular und können wiederum die Zahlung speichern.

PDF-Beleg zu Zahlung anhängen

Zu jeder Überweisung/Lastschrift können Sie dazugehörige Belege, Rechnungen o.ä. im PDF-Format anhängen. Diese Belege sind dann in konfipay mit der Überweisung/Lastschrift direkt verknüpft, sodass Sie diese Belege später unkompliziert finden und anzeigen können. Pro Zahlung kann nur ein Beleg verknüpft werden.

Klicken Sie dazu im rechten oberen Eck des Überweisungs-/Lastschriftformulars auf das runde Symbol mit dem QR-Code und dann auf das Dokumentensymbol.

Im jetzt geöffneten Fenster klicken Sie in der Toolbar auf Hinzufügen, um einen neuen Beleg hochzuladen. Klicken Sie dann auf Dateien auswählen, um die entsprechende PDF-Datei auf Ihrem Computer auszuwählen oder ziehen Sie die Datei per Drag-and-Drop in das Fenster. Einen bestehenden Beleg können Sie hier auch ansehen und verwalten.

Zahlungs-Vorlage anlegen

Sie können eine Zahlung als Vorlage speichern, indem Sie wie gehabt das Überweisungsformular ausfüllen, aber ganz unten bei “Speichern als” im Dropdown-Menü die Option Vorlage wählen.

Geben Sie der Vorlage dann einen Namen und legen Sie fest, ob sie als persönliche Vorlage gespeichert werden soll - dann können nur Sie persönlich die Vorlage sehen. Ansonsten sehen sie alle Mitglieder Ihres Mandanten mit entsprechenden Rechten.

Wählen Sie außerdem aus, ob die Vorlage auch der Zahlungsliste hinzugefügt werden soll. Dann wird neben der Vorlage auch direkt eine Zahlung erstellt, die in der Zahlungsliste erscheint und an die Bank übertragen werden kann.

Gespeicherte Vorlagen können Sie verwalten, indem Sie im Zahlungsformular ganz oben bei “Zahlungsvorlagen” auf das Stift-Symbol klicken. Dann können Sie Vorlagen umbenennen und löschen:

Um Vorlagen zu verändern, öffnen Sie diese im Zahlungsformular und ändern Sie die entsprechenden Daten. Klicken Sie danach rechts unten auf den kleinen Pfeil neben “Speichern” und wählen Sie Zahlungsvorlage überschreiben.

Wiederkehrende Zahlungen

Wenn Sie eine bestimmte Zahlung regelmäßig tätigen, können Sie diese auch als wiederkehrende Zahlung speichern. Dann wird die Zahlung in einem festgelegten Turnus wiederholt erstellt.

Dazu füllen Sie wie bei der Erstellung einer Vorlage das Überweisungsformular regulär aus. Ganz unten bei “Speichern als” wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Wiederkehrende Zahlung. Nach dem Klick auf Speichern können Sie die wiederkehrende Zahlung weiter konfigurieren.

Vergeben Sie eine Beschreibung für die wiederkehrende Zahlung und bestimmen Sie das Intervall, in dem die Zahlung erstellt werden soll. Die erste Ausführung ist das Datum, an dem die Zahlung zum ersten Mal erstellt wird. Die Vorlaufzeit bezeichnet die Zeitspanne vor der Fälligkeit, in der die Zahlung erstellt wird. Wenn wie im Screenshot die erste Ausführung am 01.07. ist, und die Vorlaufzeit 7 Tage beträgt, wird die Zahlung also am 24.06. automatisch erstellt.

Wenn Sie eine Laufzeit angeben, können Sie festlegen, bis zu welchem Zeitpunkt die wiederkehrende Zahlung erstellt werden soll. Wenn die Laufzeit endet, wird die wiederkehrende Zahlung deaktiviert und kann erst wieder manuell aktiviert werden, wenn die Laufzeit verlängert wurde.

Um Ihre wiederkehrenden Zahlungen zu verwalten, klicken Sie in der Toolbar der Überweisungsmaske auf Wiederkehrende Zahlungen. Dort haben Sie dann die Möglichkeit, Details zur Zahlung zu bearbeiten, die Zahlung zu aktivieren bzw. zu deaktivieren und zu löschen. Mit Zahlung wiederherstellen können Sie außerdem sofort eine Datei erstellen, die der wiederkehrenden Zahlung entspricht.

Zahlung als Entwurf speichern

Falls Sie eine Zahlung als Entwurf speichern möchten, können Sie den Betrag auf 0,00 Euro belassen. Beim Klick auf Speichern wird die Zahlungsdatei erstellt und in die Zahlungsliste übernommen, aber noch nicht an die Bank übertragen.

Zahlungsliste und Übertragung an die Bank

Auf der rechten Seite der Ansicht befindet sich die Zahlungsliste. Dort werden alle gespeicherten, aber noch nicht übertragenen Zahlungen der gewählten Überweisungsart angezeigt. Sie können die gespeicherten Zahlungen bei Bedarf auch noch einmal auswählen und ändern oder löschen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit zur Massenänderung, womit Sie eine Gruppe von gespeicherten, aber noch nicht übertragenen Zahlungen gleichzeitig bearbeiten können. Wählen Sie dafür die betreffenden Zahlungen aus und klicken Sie in der rechten Toolbar auf Massenbearbeitung. Wählen Sie dann die zu bearbeitenden Felder aus, indem Sie die entsprechenden Häkchen setzen und geben Sie die gewünschten Änderungen ein. Diese werden dann für alle markierten Zahlungen umgesetzt.

Um manuell erstellte Zahlungen an die Bank zu übertragen, besuchen Sie den Bereich Übertragen > Zahlungen.

Auslandsüberweisung

Das Formular für die Auslandsüberweisung unterscheidet sich von den anderen Überweisungen, weil für den grenzübergreifenden Zahlungsverkehr (außerhalb des SEPA-Raums) andere Anforderungen an die Informationen in einer Zahlung gelten.

Bitte beachten Sie, dass Sie zwei verschiedene Formate für Auslandsüberweisungen nutzen können - es stehen das ISO 20022-Format und das DTAZV-Format (Datenträgeraustausch Auslandszahlungsverkehr) zur Verfügung. Um zwischen den Formaten zu wechseln, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Dateiformat und wählen Sie das gewünschte Format.

Skontorechner

Falls Ihnen bei einer Überweisung vom Zahlungsempfänger ein Skonto gewährt wird, können Sie den Betrag mit dem Skontorechner unkompliziert ausrechnen. Klicken Sie zunächst oben links in der Toolbar auf Skontorechner. Geben Sie ganz oben den ursprünglichen Betrag ein und darunter den Skonto in Prozent. Der Skontorechner berechnet dann automatisch den Skontobetrag und verrechnet ihn mit dem ursprünglichen Betrag. Klicken Sie auf Anwenden, um den berechneten skontierten Betrag in das Betragsfeld der Überweisung zu übertragen.

Wenn Sie bei Skonto im Verwendungszweck eintragen ein Häkchen setzen, werden Infos zum Skonto auch in den Verwendungszweck übertragen.

Überweisungs-Ansicht konfigurieren

Je nach Bedarf können Sie das Überweisungsformular auf der linken Seite oder die Zahlungsliste auf der rechten Seite auch ausblenden bzw. vergrößern.

Zum Ausblenden der Zahlungsliste klicken Sie links oben in der Toolbar auf Zahlungsliste, oder rechts oben in der Toolbar auf Ausblenden. Zum erneuten Einblenden der Zahlungsliste klicken Sie einfach noch einmal auf Zahlungsliste.

Zum Ausblenden des Überweisungsformulars klicken Sie rechts oben in der Toolbar auf Vergrößern. Zum erneuten Einblenden des Überweisungsformulars klicken Sie auf Verkleinern.