Gastbenutzer

Info

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• Navigationspfad: Mandantenverwaltung > Benutzer > Gastbenutzer einladen

• Schnellnavigation: Gastbenutzer einladen

• Benutzergruppen: Admin, Vollzugriff, Verwaltung

• Benötigte Berechtigungen: Benutzer erfassen/bearbeiten

Allgemeine Informationen

Ein Benutzer gilt als Gastbenutzer (oder Gast), wenn er außerhalb seines Hauptmandanten agiert. Der Zugriff auf einen Mandanten muss durch einen berechtigten Benutzer des jeweiligen Mandanten gewährt werden. Der Zugriff kann also nur nach angenommener Einladung erfolgen.

Gastbenutzer sind hierbei ebenso den Berechtigungen von Benutzergruppen unterworfen wie jeder andere Benutzer (außer Administratoren). Bei der Einladung eines Benutzers ist die Benutzergruppe Gast als empfohlene Benutzergruppe vorausgewählt. Diese gibt dem eingeladenen Benutzer eingeschränkte Rechte. Es kann jedoch eine beliebige andere Benutzergruppe zugewiesen werden.

Einen Gastbenutzer einladen

Die Einladung von Gastbenutzern erfolgt über deren E-Mail-Adresse. Zusätzlich muss für den eingeladenen Benutzer eine Benutzergruppe vergeben werden.

Der eingeladene Benutzer wird per E-Mail darüber informiert, dass er als Gast in Ihren Mandanten eingeladen wurde. In der E-Mail ist ein Link auf das konfipay-Portal enthalten. Dieser wird aber nicht zwangsläufig benötigt, um die Einladung anzunehmen. Die Annahme (oder Ablehnung) der Einladung kann auch über das Benutzerprofil erfolgen.

Verwaltung von Gastbenutzern

Sobald die Einladung akzeptiert wurde, wird der Benutzer als Gast in den Benutzern des Mandanten gelistet. Im Gegensatz zu regulären Benutzern können Gastbenutzer durch den Administrator nicht verwaltet werden. Einem Gastbenutzer können lediglich weitere Benutzergruppen zugewiesen werden, oder er kann aus dem Mandanten entfernt werden.

Bei Entfernen verliert der Gastbenutzer umgehend den Zugriff auf den Mandanten. Gleichzeitig wird er aus allen Benutzergruppen entfernt, in welchen der Gastbenutzer als Mitglied hinterlegt ist.

Mandantenwechsel als Gastbenutzer

Benutzer, welche als Gast in weitere Mandanten eingeladen wurden, können dynamisch zwischen dem Hauptmandanten und allen Mandanten mit Gastzugang wechseln. Durch den Wechsel in einen anderen Mandanten ändert sich der Datenbestand, auf den der Benutzer aktuell zugreift. Der Mandantenwechsel ist hier dokumentiert.

Gastbenutzer-Protokoll

Das Gastbenutzer-Protokoll bietet eine Übersicht über alle Beitritte und Austritte von Gastbenutzern in dem Mandanten. Außerdem ist ersichtlich, wer die Einladung erstellt hat. Dies dient zur besseren Nachvollziehbarkeit von Benutzerzugängen und -abgängen.