Benutzer

Hier haben Sie die Möglichkeit, Benutzer zu verwalten, die in Ihrem Mandanten registriert sind. Sie können neue Benutzer hinzufügen oder bereits angelegte Benutzer ändern, indem Sie den gewünschten Benutzer in der Liste auswählen und dann die entsprechende Option oben in der Toolbar wählen.

Über der Liste fassen drei Kennzahlen den Mandanten zusammen: Benutzer gesamt, Administratoren und offene Einladungen, jeweils mit dem Anteil der Gastbenutzer. Ein Filter in der Toolbar grenzt die Liste nach Rolle, Einladung, Authentifizierung und Status ein.

Benutzer hinzufügen

Hier finden Sie eine separate Anleitung zur Anlage eines neuen Benutzers in Ihrem Mandanten.

Benutzer bearbeiten

Um einen bereits existierenden Benutzer zu bearbeiten, wählen Sie diesen in der Liste aus und klicken dann oben in der Toolbar auf Benutzer > Bearbeiten. Dann öffnet sich ein Fenster mit denselben Einstellungsmöglichkeiten wie unter Mein Konto. Sie können dort dieselben Änderungen vornehmen (mit Ausnahme von E-Mail- oder Passwort-Änderungen - das kann nur der betroffene Benutzer selbst ändern).

Benutzer löschen

Um einen existierenden Benutzer zu löschen, wählen Sie den Benutzer in der Liste aus und klicken Sie dann oben in der Toolbar auf Benutzer > Löschen.

Ein Administrator kann gelöscht werden, solange mindestens ein weiterer Administrator im Mandanten verbleibt. Näheres dazu finden Sie im Abschnitt Administrator-Rolle.

Benutzergruppen eines Benutzers verwalten

Um die Benutzergruppen eines Benutzers zu verwalten, wählen Sie den entsprechenden Benutzer in der Liste aus und klicken Sie in der Toolbar auf Berechtigungen > Benutzergruppen. Dann sehen Sie direkt, welchen Benutzergruppen der Benutzer aktuell angehört.

Wählen Sie eine Benutzergruppe in der Liste aus und klicken Sie in der Toolbar auf Hinzufügen, um den Benutzer zu der Gruppe hinzuzufügen. Mit Entfernen können Sie den Benutzer aus der Gruppe entfernen, und mit Berechtigungen anzeigen können Sie das Berechtigungsschema der ausgewählten Benutzergruppe einsehen.

Mit dem Knopf Alle entfernen können Sie einem Benutzer alle Benutzergruppen entziehen und mit Zurücksetzen können Sie alle ungespeicherten Änderungen an den Benutzergruppen zurücksetzen.

Berechtigungen eines Benutzers anzeigen

Um die Berechtigungen eines Benutzers anzuzeigen, wählen Sie den Benutzer in der Liste aus und klicken Sie dann oben in der Toolbar auf Berechtigungen > Berechtigungen anzeigen. Dann sehen Sie links, zu welchen Benutzergruppen dieser Benutzer gehört und rechts, welche Berechtigungen er dadurch erhält. Sie können sich neben der Berechtigungsmatrix der Funktionsbeschränkungen unter dem Reiter Inhalte auch die Inhaltsbeschränkungen des Nutzers anzeigen lassen.

Wie das Berechtigungssystem in konfipay funktioniert und wie Sie die Berechtigungen optimal für Ihre Zwecke nutzen können, lesen Sie hier.

Protokolle zu Benutzeraktivität

Unter Protokolle in der Toolbar können Sie zwei verschiedene Protokolle zur Aktivität der Benutzer im Mandanten einsehen. Unter Protokolle > Aktivitätsprotokoll finden Sie das Aktivitätsprotokoll, welches hier genauer beschrieben wird.

Unter Protokolle > Benutzeranmeldungen finden Sie eine detaillierte Auflistung aller Anmeldeaktivitäten im Mandanten, d.h. alle erfolgreichen und fehlgeschlagenen Anmeldeaktivitäten der Benutzer mit IP-Adresse.

Benutzer deaktivieren und aktivieren

Ein Administrator eines Mandanten hat die Möglichkeit, Benutzer zu deaktivieren. Dafür wählt der Administrator den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus und klickt oben in der Toolbar auf Benutzer >Deaktivieren. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr in konfipay anmelden und damit nicht mehr auf die Daten und Funktionalitäten eines Mandanten zugreifen, jedoch gehen seine Benutzerdaten nicht verloren und der Benutzer kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden.

Um einen Benutzer wieder zu aktivieren, klickt der Administrator oben in der Toolbar auf Inaktive Benutzer, wählt den zu reaktivierenden Benutzer in der Liste aus und klickt auf Reaktivieren.

Administrator-Rolle

Administratoren nehmen eine besondere Rolle innerhalb der Benutzer ein. Sie gehören keiner Benutzergruppe an und können somit in ihren Berechtigungen nicht eingeschränkt werden. Zudem besitzen Administratoren Zugriff auf Funktionen, die für keinen anderen Benutzer zur Verfügung stehen. Hierzu zählen:

• Verwaltung von Hardware-Token

• Deaktivieren/Reaktivieren von Benutzern

• Festlegung eines individuellen Designs (Logo und Farben) für den Mandanten

Ein Mandant kann mehrere Administratoren haben, sodass die Administration nicht an einer einzelnen Person hängt. Administratoren stehen als reguläre Zeilen in der Benutzerliste und sind dort als Admin gekennzeichnet.

Administrationsrecht vergeben

Wählen Sie den gewünschten Benutzer in der Liste aus und klicken Sie in der Toolbar auf Berechtigungen > Als Administrator hinzufügen. Der Benutzer muss die Einladung in den Mandanten zuvor angenommen haben.

Der Dialog weist vorab auf die Auswirkungen hin: Der Benutzer wird aus allen Benutzergruppen entfernt, seine Berechtigungen können anschließend nicht mehr eingeschränkt werden, und er kann erst wieder gelöscht werden, wenn ihm das Administrationsrecht zuvor entzogen wurde.

Administrationsrecht entziehen

Wählen Sie den betreffenden Administrator in der Liste aus und klicken Sie in der Toolbar auf Berechtigungen > Administratorrechte entziehen. Der Benutzer bleibt erhalten und kann anschließend wie jeder andere Benutzer über Benutzergruppen berechtigt werden.

Schutz des letzten Administrators

Der jeweils letzte verbleibende Administrator ist geschützt: Ihm kann das Administrationsrecht nicht entzogen werden, und er kann weder deaktiviert noch gelöscht werden. So kann ein Mandant nicht versehentlich ohne Administrator zurückbleiben. Ebenso kann sich ein Administrator das eigene Recht nicht selbst entziehen. Solange mindestens ein weiterer Administrator vorhanden ist, lassen sich Administratoren wie andere Benutzer deaktivieren oder löschen.

Jede Vergabe und jeder Entzug des Administrationsrechts wird im Aktivitätsprotokoll dokumentiert; die betroffenen Benutzer werden per E-Mail informiert.

Ist kein Administrator des Mandanten mehr erreichbar (z. B. weil die Person die Organisation bereits verlassen hat), ist die Beauftragung einer Änderung durch den konfipay-Kundenservice möglich. Nutzen Sie hierzu bitte die Beauftragung zur Datenänderung.