Datenübernahme aus windata professional 9

Einführung

Mit dem Migrationsassistenten in konfipay kann ein bestehender Datenbestand aus windata professional 9 in einen neuen konfipay-Mandanten übernommen werden. Der Assistent führt Schritt für Schritt durch den Prozess, prüft die Datensicherung und bereitet die Daten für konfipay auf.

Mit jeder neuen Version wird der Migrationsassistent erweitert und unterstützt mehr Daten aus windata professional 9.

Nach der Datenübernahme sind noch einige Einstellungen von Hand vorzunehmen, zum Beispiel der Import der Signaturschlüssel und die Einladung der Benutzer. Diese Schritte beschreibt der Artikel Erste Schritte in konfipay.

Was wird übernommen?

Folgende Daten werden im Rahmen der Migration übernommen:

• Zahlungspartner (Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige) — inklusive Bankverbindungen und Lastschriftmandaten. Fehlt eine IBAN, berechnet konfipay sie aus Kontonummer und Bankleitzahl. Ist das nicht möglich, wird der Zahlungspartner ohne IBAN mit seiner Kontonummer übernommen. Zahlungspartner ohne Rolle werden als Zahlungsempfänger übernommen.

• Auftraggeber (Bankkonten) — inklusive Kontodaten und Kontoständen. Kontengruppen werden als Tags der Bankkonten übernommen.

• Zahlungen — übertragene Zahlungen mit ihren Einzelzahlungen und, soweit in windata professional noch vorhanden, den Zahlungsdateien. Bestände werden als Tags der Zahlungen übernommen. Details dazu im Abschnitt Zahlungen und Zahlungsstatus.

• Kontoumsätze — alle Umsätze unabhängig vom Abrufformat, außerdem camt-Dateien und elektronische Kontoauszüge.

• EBICS-Konfiguration — EBICS-Kontakte, ihre Zuordnung zu den Bankkonten sowie die Authentifikations- und Verschlüsselungsschlüssel. Die Schlüssel werden sicher neu verschlüsselt übernommen.

• Benutzer, Benutzergruppen und Berechtigungen — Details dazu im Abschnitt Benutzer, Benutzergruppen und Berechtigungen.

Hinweise zur Migration

Aufgrund von Unterschieden zwischen windata professional 9 und konfipay können einige Daten derzeit nicht oder nur eingeschränkt übernommen werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

Datensätze, die in windata professional keiner gültigen übergeordneten Entität (z. B. einem Auftraggeber) zugeordnet sind, werden vor der Migration automatisch bereinigt und nicht übernommen.

Hinweis: Mit jeder neuen Funktion, die konfipay einführt, wird auch der Migrationsassistent entsprechend erweitert. Daten zu Funktionen, die in konfipay noch nicht verfügbar sind, können naturgemäß noch nicht migriert werden – sobald die jeweilige Funktion in konfipay verfügbar ist, wird die Migration darauf ausgeweitet.

Zahlungen und Zahlungsstatus

In windata professional werden zu einer Zahlung mehrere Schritte protokolliert, zum Beispiel die Erstellung, die Unterschriften und die Übertragung. konfipay übernimmt daraus je Zahlung genau einen Eintrag. Die Zahlungsübersicht entspricht damit im Wesentlichen der Ansicht Übertragene Zahlungen in windata professional. Zusätzlich erscheinen Zahlungen, die in windata professional zwar unterschrieben, aber nicht übertragen wurden, sowie erstellte Zahlungen, die nie übertragen wurden.

Der Status richtet sich nach dem letzten in windata professional bekannten Stand:

Einzelzahlungen, die in windata professional als ausgeführt markiert sind, werden in konfipay nie als offen angezeigt. Einzelzahlungen, die in windata professional noch offen waren, erscheinen in konfipay unter Zahlungen übertragen als offen. Vor der ersten Übertragung in konfipay sollten diese mit dem Stand bei der Bank abgeglichen werden, damit keine Zahlung doppelt ausgeführt wird.

Benutzer, Benutzergruppen und Berechtigungen

Benutzer und Benutzergruppen aus windata professional 9 werden zusammen mit ihren Berechtigungen übernommen.

Benutzer

• Übernommen werden alle Benutzer mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Benutzer ohne E-Mail-Adresse und Benutzer, deren E-Mail-Adresse bereits zu einem konfipay-Benutzer gehört, werden nicht übernommen.

• Vor- und Nachname werden aus dem windata-Benutzernamen abgeleitet.

• Die Benutzer erhalten bei der Migration keine Einladung. Die Einladungen werden nach der Prüfung der Berechtigungen von einem Administrator verschickt.

• Die EBICS-Schlüssel werden den Benutzern zugeordnet, die in windata professional mit diesem Schlüssel gearbeitet haben. Schlüssel, die keinem übernommenen Benutzer zugeordnet werden können, bleiben ohne Benutzerzuordnung und können damit von allen Benutzern des Mandanten verwendet werden.

Benutzergruppen und Berechtigungen

Da sich das Berechtigungskonzept von konfipay und windata professional grundlegend unterscheidet, ist keine 1:1-Übernahme der Berechtigungen möglich. Die Rechte werden deshalb nach strengen Regeln umgerechnet – im Zweifel wird ein Recht gesperrt und kann anschließend von einem Administrator freigegeben werden:

• Jede Benutzergruppe aus windata professional wird als konfipay-Benutzergruppe angelegt. Trägt sie denselben Namen wie eine konfipay-Standardgruppe, erhält sie den Zusatz _wd9migration.

• Ist in windata professional eines von mehreren zusammengehörigen Rechten gesperrt, wird die entsprechende konfipay-Funktion vollständig gesperrt.

• Funktionen ohne Gegenstück in windata professional sind in übernommenen Gruppen gesperrt, unter anderem Benutzerverwaltung, Benutzergruppen, API, Einstellungen, Mandant, SFTP, Push-Services und Automatisierung.

• Benutzer, die in windata professional keiner Benutzergruppe angehörten, hatten dort uneingeschränkte Rechte und werden der Standardgruppe Vollzugriff zugeordnet.

• Inhaltsbeschränkungen für Gehaltszahlungen werden ebenfalls übernommen.

Die übernommenen Gruppen sollten nach der Migration geprüft werden, bevor die Benutzer eingeladen werden. Wie das geht, beschreibt der Artikel Erste Schritte in konfipay.

Private Konten

In windata professional können Auftraggeberkonten als privat gekennzeichnet werden. Ein solches Konto sieht dort nur der Benutzer, der es gekennzeichnet hat. Diese Kennzeichnung wird derzeit nicht übernommen: Nach der Migration ist ein privates Konto mit seinen Umsätzen und Zahlungen für alle Benutzer sichtbar, die Bankkonten einsehen dürfen – einschließlich der Administratoren und der Mitglieder der Gruppe Vollzugriff.

Bis private Konten in konfipay zur Verfügung stehen, lässt sich die Sichtbarkeit einzelner Konten für Benutzergruppen über Inhaltsbeschränkungen einschränken (siehe Berechtigungen). Administratoren sehen dabei weiterhin alle Konten. Das sollte vor dem Versand der Einladungen geprüft werden. Eine Lösung für private Konten, die auch bei der Datenübernahme erhalten bleibt, ist in Planung.

Assistentschritte

1. Auswahl

Im ersten Schritt wird festgelegt, ob ein vorhandener windata-Datenbestand als Basis für den neuen Mandanten verwendet werden soll. Alternativ lässt sich mit einem leeren Datenbestand starten, der initial keine Daten enthält. Mit dem leeren Datenbestand wird die Einrichtung sofort abgeschlossen; eine Datenübernahme ist danach nicht mehr möglich.

2. Upload

Für die Migration wird eine Datensicherung von windata professional 9 im bacpac-Format benötigt. Kunden werden schrittweise als Migrationskandidaten ausgewählt und erhalten dazu einen Hinweis in windata professional 9. Der dortige Migrationsassistent führt durch die Erstellung der Datensicherung (bacpac-Datei), die anschließend in konfipay hochgeladen wird.

Die bacpac-Datei wird über den Upload-Dialog ausgewählt und auf den konfipay-Server hochgeladen. Die Datei darf höchstens 2 GB groß sein. Abhängig von der Dateigröße kann der Vorgang einige Minuten dauern. Liegt noch keine Datensicherung vor, führt Assistent zurücksetzen zurück zur Auswahl.

⚠️ Der Upload darf nicht abgebrochen und die Seite währenddessen nicht verlassen werden. Andernfalls entsteht ein Fehler, der einen Neustart des Assistenten erfordert.

3. Ausführung

Nach dem Upload startet die Verarbeitung automatisch. Der Assistent durchläuft dabei die folgenden vier Schritte:

1. Wiederherstellung — Die Datensicherung wird eingelesen und vorbereitet.

2. Validierung — Die Daten werden auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft.

3. Vorbereitung — Datensätze, die nicht übernommen werden können, werden automatisch bereinigt.

4. Migration — Die Daten werden in das konfipay-Format übertragen.

Nach dem Upload kann die Seite geschlossen werden – die Verarbeitung läuft im Hintergrund weiter. Sobald die Migration abgeschlossen ist, erhalten die Administratoren des Mandanten eine E-Mail-Benachrichtigung.

4. Abschluss

Dieser Schritt zeigt an, ob die Migration erfolgreich abgeschlossen wurde. Im Erfolgsfall stehen alle migrierten Daten direkt in konfipay zur Verfügung. Mit Einrichtung abschließen wird der Assistent beendet.

Die Migration wird entweder vollständig oder gar nicht durchgeführt. Tritt ein Fehler auf, werden alle bis dahin übernommenen Daten automatisch wieder entfernt, sodass kein unvollständig migrierter Mandant zurückbleibt. Über Assistent zurücksetzen kann die Migration anschließend erneut gestartet werden, bei Bedarf mit einer neu erstellten Datensicherung. Tritt der Fehler erneut auf, hilft der konfipay-Kundenservice weiter; er ist auch während der Einrichtung über das Kundenservice-Symbol im Seitenkopf erreichbar.

Die Datensicherung und alle temporären Daten werden nach Abschluss bereinigt.