Sync-Aufgaben anlegen

Eine Sync-Aufgabe beschreibt einen Datenaustausch mit konfipay: was abgeholt oder übertragen wird, in welches oder aus welchem Verzeichnis und wann. Aufgaben verwalten Sie in der Seitenleiste unter Sync-Aufgaben.

Aufgabentypen

Eine Aufgabe anlegen

Unter Sync-Aufgaben öffnet Neue Aufgabe einen Assistenten mit drei Schritten. Auf breiten Bildschirmen steht daneben eine Zusammenfassung Ihrer bisherigen Angaben.

1. Aufgabe – Wählen Sie unter Abruf oder Übertragung den Aufgabentyp. Er bestimmt, welche Einstellungen im nächsten Schritt folgen.

2. Details – Verzeichnisse, Formate und Name, aufgeteilt in drei Teilschritte:

   • Abruf: Was soll abgeholt werden? → Wo sollen die Dateien abgelegt werden? → Wie soll die Aufgabe heißen?

   • Übertragung: Welche Dateien sollen übertragen werden? → Nach der Übertragung → Wie soll die Aufgabe heißen?

   Mit Weiter prüft konfipaySync den Teilschritt. Fehlt eine Angabe, steht die Meldung direkt am Feld.

3. Automatisierung – Legen Sie fest, wann die Aufgabe laufen soll: mit einem häufigen Zeitplan per Klick oder mit einem eigenen Zeitplan (siehe Zeitpläne). Mit Überspringen und ohne Automatisierung anlegen läuft die Aufgabe nur, wenn Sie sie von Hand starten.

Ein Klick auf Aufgabe anlegen speichert die Aufgabe; danach erscheint sie in der Liste mit Zeitplan und nächster Ausführung.

• Name: konfipaySync schlägt aus Ihren Angaben einen Namen vor, etwa „Kontoumsätze camt.053“. Jeder Name kommt im Account nur einmal vor. Eine Beschreibung ist optional.

• Erweiterte Optionen: Jeder Teilschritt zeigt oben nur, was entschieden werden muss. Einstellungen mit einer passenden Vorgabe stehen im Bereich Erweiterte Optionen. Weicht dort eine Einstellung von der Vorgabe ab, ist der Bereich aufgeklappt.

• Das Fragezeichen neben einem Feld erklärt die Einstellung.

Kontoumsätze abrufen

Was soll abgeholt werden?

• Format: camt.053 ist der SEPA-Standard für Tagesauszüge; MT940 ist das ältere Format, das manche Programme noch erwarten. Welches Format Sie brauchen, bestimmt das System, das die Dateien einliest.

• Bankkonten: konfipaySync liest die Bankkonten Ihres Accounts von konfipay. Ohne Auswahl ruft die Aufgabe die Umsätze aller Konten ab. Sollen verschiedene Konten in verschiedene Verzeichnisse, legen Sie je Konto eine eigene Aufgabe an. Gesucht werden kann nach IBAN, Bankleitzahl oder Bezeichnung; ein neu in konfipay angelegtes Konto erscheint nach Konten aktualisieren.

Unter Erweiterte Optionen:

• Abrufmodus: Nur neue Dateien ist der Regelfall für den laufenden Betrieb – jede Datei wird genau einmal abgeholt. Letzte N Tage (gleitend) und Fester Zeitraum holen alles im Zeitraum erneut ab, etwa für eine einmalige Nachlieferung. Dateien, die konfipaySync bereits abgelegt hat, legt es dabei nicht noch einmal ab.

• Dateien nach dem Schreiben quittieren: empfohlen. Ohne Quittierung liefert konfipay dieselben Dateien beim nächsten Lauf erneut. Quittiert wird erst, nachdem die Datei erfolgreich geschrieben wurde; schlägt die Quittierung fehl, wird sie beim nächsten Lauf nachgeholt.

Wo sollen die Dateien abgelegt werden?

• Zielverzeichnis: ein Verzeichnis auf dem Rechner, auf dem konfipaySync läuft, oder eine Netzwerkfreigabe. Fehlt es, wird es beim ersten Lauf angelegt. Mehr dazu im Artikel Verzeichnisse und Netzwerkfreigaben.

• Dateiname: eine Vorlage oder ein eigenes Muster aus Platzhaltern. Unter Erweiterte Optionen folgen Unterverzeichnisse, das Verhalten bei vorhandenen Dateien, Zeichensatz und Zeilenenden. Alles dazu im Artikel Dateinamen, Platzhalter und Dateimuster.

konfipaySync schreibt jede Datei zunächst unter einem temporären Namen und benennt sie erst danach um. Ein System, das das Verzeichnis überwacht, sieht deshalb nie eine halb geschriebene Datei.

Sonstige Dokumente abrufen

Wie beim Abruf von Kontoumsätzen, mit folgenden Unterschieden:

• EBICS-Auftragsart: drei Buchstaben, z. B. CRZ. Leer bedeutet: alle Auftragsarten. Welche für Sie gilt, steht in den Unterlagen Ihrer Bank.

• Eine Auswahl von Bankkonten gibt es nicht, weil konfipay zu diesen Dokumenten kein Bankkonto liefert. Im Dateinamen steht deshalb statt der IBAN die Auftragsart zur Verfügung.

PayPal-Transaktionen abrufen

• PayPal-Konten: Ohne Auswahl fragt die Aufgabe alle aktiven PayPal-Konten des Accounts der Reihe nach ab. Ein Konto mit dem Hinweis Sandbox liefert Testdaten von PayPal; wählen Sie es nur, wenn Sie genau das prüfen wollen.

• Je Transaktion wird eine Datei mit der Endung .json abgelegt.

• Voraussetzung ist ein in konfipay eingerichtetes PayPal-Konto.

Zahlungsdateien übertragen

Welche Dateien sollen übertragen werden?

• Format: SEPA (pain.001 / pain.008) für Überweisungen und Lastschriften im Inland, ISO 20022 CrossBorder für den Auslandszahlungsverkehr.

• Quellverzeichnis: das Verzeichnis, in das Ihre Software die Zahlungsdateien schreibt. Es wird nicht automatisch angelegt; fehlt es, endet der Lauf mit einer Fehlermeldung.

• Dateimuster: Übertragen werden nur Dateien, deren Name zu einem der Muster passt, z. B. *.xml. Siehe Dateinamen, Platzhalter und Dateimuster.

Unter Erweiterte Optionen:

• Unterverzeichnisse einbeziehen: bezieht auch Dateien in Unterordnern des Quellverzeichnisses ein.

• Vollständigkeitsprüfung vor der Übertragung: Eine Datei wird erst übertragen, wenn sie fertig geschrieben ist. Mindestens eine Prüfung muss aktiv sein:

  • Mindestalter seit letzter Änderung – die Datei muss so lange unverändert sein (Vorgabe 30 Sekunden). Der einfachste und verlässlichste Schutz.

  • Datei lässt sich exklusiv öffnen – kein anderes Programm hält die Datei noch geöffnet. Auf Netzwerkfreigaben nicht immer verlässlich.

  • Markerdatei <name>.done vorhanden – die Datei wird erst übertragen, wenn daneben eine gleichnamige Datei mit der Endung .done liegt. Setzt voraus, dass Ihre Software eine solche Markierung anlegen kann.

Nach der Übertragung

• Einreichung bei der Bank: Sofort einreichen – konfipay reicht die Zahlung direkt nach der Übertragung bei der Bank ein. Nur hochladen – Freigabe im konfipay-Portal – die Zahlung wird erst im konfipay-Portal an die Bank gesendet, von jemandem mit der Berechtigung dazu. Das ist sinnvoll, wenn Zahlungen vor dem Senden noch angesehen werden sollen.

• Nach erfolgreicher Übertragung: Archivieren verschiebt die Datei in das Archivverzeichnis, wo sie nachvollziehbar bleibt; Löschen entfernt sie aus dem Quellverzeichnis.

• Archivverzeichnis und Fehlerverzeichnis: In das Fehlerverzeichnis kommen Dateien, deren Übertragung fehlgeschlagen ist; den Grund nennt das Ausführungsprotokoll des Laufs. Je Lauf legt konfipaySync darin einen Unterordner mit Datum und Uhrzeit an (JJJJMMTT_hhmmss); die Ordnerstruktur der Quelle bleibt erhalten.

Unter Erweiterte Optionen (nur nötig, wenn Ihr Account mehrere Bankzugänge hat):

• Gateway: über welchen Bankzugang die Zahlung eingereicht wird. Von konfipay bestimmt ist richtig, solange Ihr Account nur einen Zugang hat. Daneben stehen SRZ, EBICS und Bestimmter EBICS-Zugang (rId) zur Wahl.

• Empfängerüberprüfung (VoP): prüft vor der Ausführung, ob Empfängername und IBAN zusammenpassen. Die Vorgabe konfipay-Vorgabe folgt der Einstellung Ihres konfipay-Accounts.

• Zahlungsstatus nach der Übertragung nachverfolgen: konfipaySync fragt den Status der eingereichten Zahlung nach und hält ihn im Lauf fest.

Schutz vor doppelter Übertragung

konfipaySync erkennt jede Zahlungsdatei an ihrem Inhalt. Liegt eine Datei, deren Inhalt bereits erfolgreich übertragen wurde, erneut im Quellverzeichnis, wird sie nicht noch einmal übertragen. Sie erscheint im Protokoll als Duplikat übersprungen und wird wie eine übertragene Datei archiviert oder gelöscht.

Lässt sich nicht feststellen, ob eine Datei bei konfipay angekommen ist – etwa weil die Verbindung während der Übertragung abbrach –, kennzeichnet konfipaySync sie mit Ausgang unklar und überträgt sie nicht automatisch erneut. Wie Sie dann vorgehen, steht im Artikel Häufige Fehler und ihre Behebung.

Dokumente einreichen

Der Ablauf entspricht dem der Zahlungsdateien. Unter Welche Dateien sollen übertragen werden? stehen statt des Formats:

• Auftragsart: drei Zeichen aus Buchstaben und den Ziffern 1 bis 9, wie sie Ihre Bank für diese Dokumente vorgibt.

• EBICS-Zugang: über diesen Zugang geht das Dokument an die Bank. konfipaySync liest die Zugänge von konfipay; ist genau einer initialisiert, ist er vorausgewählt.

Als Dateimuster bietet die Schnellwahl *.pdf, *.xml, *.csv und *.zip. Nach der Übertragung wird die Datei archiviert oder gelöscht wie bei Zahlungsdateien, und es gilt derselbe Schutz vor doppelter Übertragung. Einreichungsart, Gateway, Empfängerüberprüfung und Statusnachverfolgung gibt es bei Dokumenten nicht.

Aufgaben verwalten

Ausführung

Die Vorgaben dieses Abschnitts passen fast immer. Ändern Sie sie nur, wenn Läufe in ein Zeitlimit laufen oder sich überholen.

• Zeitlimit (Minuten): Nach dieser Zeit wird ein Lauf abgebrochen (Vorgabe 30). Erhöhen Sie den Wert nur, wenn ein Lauf regelmäßig sehr viele oder sehr große Dateien verarbeitet.

• Wenn bereits ein Lauf aktiv ist: Abweisen (Vorgabe) überspringt den neuen Start, Einreihen führt ihn direkt im Anschluss aus.

Endet ein Lauf als fehlerhaft oder überschreitet er das Zeitlimit, wiederholt konfipaySync ihn automatisch bis zu dreimal, nach 5, 15 und 60 Minuten. Bereits übertragene Zahlungsdateien werden dabei nicht erneut übertragen.