Erste Schritte in konfipay

Hinweis: Abbildungen zu diesem Artikel werden noch ergänzt.

Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten ist der Mandant angelegt und konfipay kann genutzt werden. Bevor die ersten Zahlungen übertragen oder Kontoumsätze abgerufen werden, sind noch einige Einstellungen vorzunehmen. Dieser Artikel fasst diese Schritte zusammen – zuerst für einen neuen, leeren Mandanten und anschließend für einen Mandanten, dessen Daten aus windata professional 9 übernommen wurden.

Die meisten der beschriebenen Schritte setzen Administrationsrechte im Mandanten voraus.

Neuer Mandant ohne Datenübernahme

Bei einem leeren Mandanten wird die Bankanbindung vollständig neu eingerichtet. Die empfohlene Reihenfolge:

1. EBICS-Kontakt einrichten: Unter Stammdaten → EBICS wird über Hinzufügen der EBICS-Assistent gestartet. Eine ausführliche Anleitung findet sich unter EBICS.

2. Bankkonten prüfen: Unter Stammdaten → Bankkonten werden die Konten angelegt bzw. die über EBICS synchronisierten Konten geprüft (siehe Bankkonten).

3. Benutzer anlegen und einladen: siehe Neuen Benutzer anlegen.

4. Berechtigungen festlegen: siehe Benutzergruppen und Berechtigungen.

5. Automatisierung einrichten: siehe Automatisierung.

Nach der Datenübernahme aus windata professional 9

Der Migrationsassistent übernimmt Bankkonten, Zahlungspartner, Zahlungen, Kontoumsätze, EBICS-Kontakte und -Schlüssel sowie Benutzer und Benutzergruppen. Welche Daten übernommen werden und welche nicht, beschreibt der Artikel Datenübernahme aus windata professional 9.

Einige Einstellungen lassen sich aus technischen oder aus Sicherheitsgründen nicht automatisch übernehmen. Sie müssen nach der Datenübernahme einmalig von Hand vorgenommen werden:

1. Signaturschlüssel importieren

In windata professional liegt der Signaturschlüssel eines EBICS-Teilnehmers als eigene Datei vor, häufig auf einem Netzlaufwerk oder einem externen Speichermedium wie einem USB-Stick. Diese Datei ist nicht Teil der Datensicherung und wird deshalb nicht übernommen. Ohne Signaturschlüssel können keine Zahlungen übertragen oder unterschrieben werden. konfipay weist im Benachrichtigungsbereich mit der Meldung Fehlende Signaturschlüssel darauf hin.

Der Import erfolgt für jeden betroffenen Schlüssel einzeln:

1. Unter Stammdaten → EBICS wird in der Toolbar EBICS Schlüssel geöffnet. Über der Liste wird angezeigt, für wie viele Schlüssel noch kein Signaturschlüssel vorhanden ist.

2. Der betroffene Schlüssel wird ausgewählt und über Schlüssel importieren der Schlüsselimport geöffnet.

3. Im Dialog wird der letzte bekannte Speicherort der Schlüsseldatei aus windata professional angezeigt. Dort wird die Schlüsseldatei ausgewählt (Dateiformate .sign, .p12 oder .pfx) und das zugehörige Passwort eingegeben.

4. Mit Speichern wird der Import abgeschlossen.

Das Passwort des Schlüssels entspricht dem bisher in windata professional verwendeten EBICS-Passwort. Ein auf einer Chipkarte gespeicherter Signaturschlüssel kann nicht importiert werden. In diesem Fall wird ein neuer EBICS-Schlüssel benötigt, der bei der Bank neu initialisiert werden muss.

Weitere Informationen: EBICS-Schlüssel.

2. Benutzerzuordnung der EBICS-Schlüssel prüfen

Ein EBICS-Schlüssel gehört zu einer bestimmten Person, die bei der Bank als Teilnehmer hinterlegt ist. In konfipay wird über die Benutzerzuordnung festgelegt, welche Benutzer einen Schlüssel – und damit die verknüpften EBICS-Kontakte – verwenden dürfen. Ist einem Schlüssel kein Benutzer zugeordnet, können ihn alle Benutzer des Mandanten verwenden.

Bei der Datenübernahme wird jeder EBICS-Schlüssel automatisch den Benutzern zugeordnet, die in windata professional mit diesem Schlüssel gearbeitet haben. Kann kein übernommener Benutzer gefunden werden – zum Beispiel weil der betreffende Benutzer mangels E-Mail-Adresse nicht übernommen wurde –, bleibt der Schlüssel ohne Benutzerzuordnung und ist damit für alle Benutzer des Mandanten verwendbar. Die Benutzerzuordnung jedes Schlüssels sollte deshalb geprüft und bei Bedarf ergänzt werden:

1. Unter Stammdaten → EBICS wird in der Toolbar EBICS Schlüssel geöffnet.

2. Der Schlüssel wird ausgewählt und über Bearbeiten geöffnet.

3. Im Feld Benutzerzuordnung werden die Benutzer ausgewählt, die den Schlüssel verwenden dürfen – in der Regel ausschließlich der Schlüsselinhaber.

Es wird empfohlen, jeden Schlüssel auf seinen Inhaber zu beschränken. Benutzer, denen kein Schlüssel zugeordnet ist, erhalten in konfipay einen entsprechenden Hinweis.

3. EBICS-Kontakte für Übertragung, Abruf und Automatisierung freischalten

Übernommene EBICS-Kontakte sind bei der Bank bereits initialisiert und müssen nicht neu eingerichtet werden. Aus Sicherheitsgründen sind nach der Datenübernahme jedoch alle automatischen Vorgänge abgeschaltet, und für jede Übertragung und jeden Abruf wird das EBICS-Passwort abgefragt. Solange das nicht geändert wird, ruft konfipay keine Kontoumsätze, Protokolle oder offenen Aufträge selbstständig ab.

Für jeden EBICS-Kontakt, der automatisch arbeiten soll:

1. EBICS-Passwort speichern: Im Fenster EBICS Schlüssel wird der Schlüssel ausgewählt und über Passwort speichern / löschen das Passwort hinterlegt. Ohne gespeichertes Passwort ist keine Automatisierung möglich.

2. Automatisierung aktivieren: Der EBICS-Kontakt wird bearbeitet. Im Abschnitt Automatisierung (API) werden je nach Bedarf Senden, Abrufen und Bankkonten synchronisieren aktiviert.

3. Geschäftsvorfälle abrufen: Die bei der Bank freigeschalteten Geschäftsvorfälle bzw. Auftragsarten werden nicht aus windata professional übernommen. Sie können über Geschäftsvorfälle in der Toolbar des EBICS-Kontakts von der Bank abgerufen werden.

Unter Automatisierung lässt sich anschließend festlegen, wie oft konfipay die einzelnen Aufgaben ausführt (siehe Automatisierung und EBICS).

4. Bankzugänge der Bankkonten prüfen

Über den Bankzugang eines Bankkontos wird festgelegt, über welchen Weg Zahlungen übertragen (Upload-Kanal) und Kontoumsätze abgerufen (Download-Kanal) werden. Bei der Datenübernahme wird der Bankzugang nur dann automatisch gesetzt, wenn ein Bankkonto in windata professional genau einem EBICS-Kontakt zugeordnet war. Bei Konten mit mehreren oder keinem EBICS-Kontakt bleibt der Bankzugang leer.

Unter Stammdaten → Bankkonten wird über Bankzugänge geprüft, ob für jedes Konto der gewünschte Upload- und Download-Kanal eingetragen ist. Weitere Informationen: Bankkonten und EBICS oder SRZ?.

5. Benutzer prüfen und einladen

Die Benutzer aus windata professional werden als konfipay-Benutzer angelegt. Dabei gilt:

• Nur Benutzer mit E-Mail-Adresse werden übernommen, denn die Anmeldung an konfipay erfolgt über die E-Mail-Adresse. Benutzer ohne hinterlegte E-Mail-Adresse und Benutzer, deren E-Mail-Adresse bereits einem konfipay-Benutzer gehört, fehlen nach der Übernahme und müssen bei Bedarf neu angelegt werden.

• Vor- und Nachname werden aus dem windata-Benutzernamen abgeleitet und sollten geprüft werden.

• Es wird keine Einladung verschickt. Übernommene Benutzer sind in der Benutzerliste mit Einladung ausstehend gekennzeichnet und können sich erst nach Annahme der Einladung anmelden.

Zum Einladen wird unter Benutzerverwaltung → Benutzer der Benutzer ausgewählt und in der Toolbar Benutzer → Einladen gewählt. Mit Einladung verschicken erhält der Benutzer eine E-Mail mit dem Aktivierungslink. Bei der ersten Anmeldung legt der Benutzer sein Passwort fest und richtet die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein.

Es empfiehlt sich, die Einladungen erst zu verschicken, nachdem die Berechtigungen geprüft wurden (siehe nächster Schritt). Weitere Informationen: Benutzer.

6. Benutzergruppen und Berechtigungen prüfen

Die Benutzergruppen aus windata professional werden als konfipay-Benutzergruppen übernommen, und ihre Rechte werden in das konfipay-Berechtigungsmodell umgerechnet. Da sich beide Modelle grundlegend unterscheiden, ist keine 1:1-Übernahme möglich. Die Umrechnung ist bewusst streng:

• Ist in windata professional eines von mehreren zusammengehörigen Rechten gesperrt, wird die entsprechende konfipay-Funktion vollständig gesperrt.

• Funktionen, für die es in windata professional kein Gegenstück gibt, sind in übernommenen Gruppen grundsätzlich gesperrt. Dazu gehören unter anderem Benutzerverwaltung, Benutzergruppen, API, Einstellungen, Mandant, SFTP, Push-Services und Automatisierung.

• Auch einzelne Teilfunktionen ohne windata-Gegenstück können gesperrt sein, zum Beispiel das Anlegen oder Importieren von EBICS-Kontakten oder das Anzeigen von Umsatzdetails.

• Trägt eine übernommene Gruppe denselben Namen wie eine konfipay-Standardgruppe, erhält sie den Zusatz _wd9migration.

• Benutzer, die in windata professional keiner Benutzergruppe angehörten, hatten dort uneingeschränkte Rechte. Sie werden deshalb der Standardgruppe Vollzugriff zugeordnet und haben damit auch Zugriff auf Benutzerverwaltung und API-Schlüssel.

• In windata professional als privat gekennzeichnete Konten werden derzeit nicht als privat übernommen und sind für alle Benutzer sichtbar, die Bankkonten einsehen dürfen. Ihre Sichtbarkeit lässt sich über Inhaltsbeschränkungen einschränken; Details im Artikel Datenübernahme aus windata professional 9.

Vor dem Versand der Einladungen sollte daher für jede Gruppe unter Benutzerverwaltung → Benutzergruppen über Berechtigungen anzeigen geprüft werden, ob die Rechte den Anforderungen entsprechen. Fehlende Rechte werden über Bearbeiten freigegeben. Besonders zu prüfen sind die Mitglieder der Gruppe Vollzugriff. Auch Inhaltsbeschränkungen, etwa für Gehaltszahlungen, werden übernommen und sollten kontrolliert werden.

Weitere Informationen: Benutzergruppen, Berechtigungen und Rechteverwaltung.

7. Offene Zahlungen vor der ersten Übertragung prüfen

Zahlungen aus windata professional werden mit ihrem letzten bekannten Status übernommen (siehe Datenübernahme aus windata professional 9, Abschnitt Zahlungen und Zahlungsstatus). Einzelzahlungen, die in windata professional als ausgeführt markiert sind, werden in konfipay nie als offen angezeigt. Unter Zahlungen übertragen erscheinen dagegen Einzelzahlungen als offen, die in windata professional noch offen waren, sowie die Einzelzahlungen von Zahlungen, die in windata professional erstellt, aber nie erfolgreich übertragen wurden.

Vor der ersten Übertragung werden deshalb alle offenen Einzelzahlungen unter Zahlungen → Zahlungen übertragen mit dem Stand bei der Bank bzw. mit den Kontoumsätzen abgeglichen – etwa weil eine Zahlung zwischenzeitlich auf anderem Weg übertragen wurde. Bereits ausgeführte Zahlungen dürfen nicht erneut übertragen werden, da sie sonst doppelt ausgeführt werden.

Aus demselben Grund ist ein Parallelbetrieb zu vermeiden: Nach der Umstellung sollten Zahlungen nur noch über konfipay übertragen werden.

8. Nicht übernommene Daten neu einrichten

Folgende Daten werden derzeit nicht übernommen und müssen bei Bedarf in konfipay neu eingerichtet werden:

Eine vollständige Übersicht über die übernommenen und nicht übernommenen Daten enthält der Artikel Datenübernahme aus windata professional 9.

Weitere Hilfe

Einen Überblick über die Bedienoberfläche bietet der Artikel Navigation in konfipay. Bei Fragen hilft der konfipay-Kundenservice weiter, der über das Fragezeichen-Symbol im Seitenkopf erreichbar ist.